Microsoft 365 Copilot | Funcionalidades

Contar con una ayuda extra diaria para crear una presentación de diapositivas, gráficos en una hoja de cálculo o un documento de texto siempre es bien recibida. O para resumir y analizar toda la información que hay en estos archivos. Y no estamos hablando de una ayuda humana: la inteligencia artificial contribuye a que saques el máximo partido a PowerPoint, Excel o Word. Te hablamos de Microsoft 365 Copilot.

Microsoft 365 Copilot: qué es

Copilot es una herramienta de inteligencia artificial (IA) del paquete Microsoft 365 que combina el lenguaje natural con modelos lingüísticos, datos y Microsoft Graph para mejorar la productividad de los empleados en el uso de aplicaciones diarias como Word, Excel, Outlook, Teams o PowerPoint.

Como dice el propio nombre, Copilot es un copiloto, alguien que te ayuda a trabajar para que tu rendimiento sea mayor o te saque de las tareas más monótonas. Y al mismo tiempo, tú sigues siendo el piloto, es decir, que tienes el control de las operaciones business.

Copilot ha sido desarrollada en colaboración por GitHub y OpenAI, cuya tecnología de lenguaje GPT-4 está integrada en la herramienta.

Business Chat

Microsoft 365 Copilot incorpora una herramienta llamada Business Chat. Vinculada a las aplicaciones de Microsoft 365 y a los datos que genera cada usuario (chats, correos, notas…), ‘escucha’ el lenguaje natural para ejecutar órdenes.

Por ejemplo, como señala la propia Microsoft, un empleado puede ordenar a Business Chat: «Dile a mi equipo cómo hemos actualizado la estrategia de producto». A partir de ahí, creará una actualización de esa estrategia basada en los últimos chats, correos electrónicos y reuniones. También, puede resumir chats, correos electrónicos y otros documentos sobre un proyecto.

Microsoft 365 Copilot | Características

Copilot está integrado en Microsoft 365 de dos maneras. Trabaja junto al usuario, integrado en las aplicaciones de Microsoft 365 que utilizas a diario (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams…) para aumentar la productividad, el acceso a datos y, en resumen, dilatar el conocimiento del usuario.

A continuación te dejamos algunas de las características más confirmadas que se suman al mítico paquete de Microsoft 365 con Copilot.

Funcionalidades Copilot en Word

La llegada de Copilot en Word significa disponer del mejor compañero para escribir, editar, acceder e incorporar información y resumir con la mayor rapidez y precisión: hacer un primer borrador, incorporar información de interés, añadir documentos relacionados… Además, es capaz de aportar un tono personalizado a cada tarea al conocer los destinatarios del documento.

• Generar resúmenes basados en otros documentos de texto.
• Sugerir tonos de escritura: profesional, informal…
• Aportar argumentos para defender una tesis.
• Reescribir apartados o resaltar incoherencias.
• Crear borradores de texto basados en esquemas o estructuras.

Funcionalidades Copilot en PowerPoint

Copilot en Power Point te ayuda a convertir tus ideas en presentaciones asombrosas. Si la creatividad no es tu fuerte, Copilot se convierte en tu compañero ideal para contar historias de la mejor manera. Puede transformar documentos escritos en presentaciones completas, incluso con notas y fuentes, para reforzar tu presentación. O iniciar una nueva presentación desde cero a partir de una simple indicación o esquema. Condensa presentaciones largas con solo pulsar un botón y ajusta el diseño, reformatea el texto o sincroniza perfectamente las animaciones mediante tus indicaciones en lenguaje natural.

• Generar el borrador de presentación de diapositivas con la información de otro archivo.
• Resumir presentaciones.
• Cambiar el diseño de una diapositiva concreta.
• Reducir el texto y sincronizarlo con las animaciones ya presentes en una presentación.

Funcionalidades Copilot en Excel

Copilot en Excel llega para facilitar el análisis y exploración de datos. Olvida las fórmulas: simplemente pregunta a Copilot sobre el conjunto de datos presentados y accede a respuestas concretas, correlaciones y escenarios hipotéticos. Además, te sugerirá nuevas fórmulas basadas en tus preguntas, mediante modelos que te ayudarán a explorar tus datos.

Identifica tendencias, crea visualizaciones y pide recomendaciones para obtener una mayor profundidad de conocimiento.

• En una hoja de cálculo de Excel repleta de datos y variables, filtrar los valores más altos o los más bajos. Esto puede ser muy útil para comprobar, por ejemplo, los productos más vendidos, de dónde vienen los mayores costes o qué categorías son las más exitosas entre el público.
• Crear borradores de presupuestos o de contabilidad.
• Generar gráficos.
• Lanzar hipótesis sobre los resultados de ventas, crecimiento… al cambiar una de las variables.

Funcionalidades Copilot en Outlook

El tiempo que dedicamos a la gestión de correos electrónicos es sin duda un obstáculo para nuestra máxima productividad. Copilot en Outlook es nuestra mejor ayuda para comunicarnos más, mejor y mucho más rápido. Resume largos y enrevesados hilos de mensajes de correo electrónico con varias personas para entender de un vistazo no solo lo que se ha dicho, sino también los distintos puntos de vista de cada persona y las preguntas pendientes de respuesta. Responde a un correo electrónico con una simple indicación o convierte notas rápidas en mensajes claros y definidos a partir de otros correos electrónicos o contenidos a los que ya tiene acceso desde Microsoft 365.

• Escribir borradores de correo electrónico basados en la información de otros documentos.
• Resumir cadenas de mensajes.
• Al conseguir los dos puntos anteriores, ‘limpiar’ la bandeja de entrada más rápido que habitualmente.
• Marcar los elementos o mensajes más importantes.

Funcionalidades Copilot en Teams

En Microsoft Teams, Copilot te ayuda a organizar reuniones más eficaces y los puntos clave de esta, así como a resumir las acciones clave para que el equipo sepa qué hacer a continuación. En el chat, Copilot te da respuestas a preguntas concretas o te pone al día de cualquier cosa que te hayas perdido.

Al añadir Copilot a tus reuniones y conversaciones, dispones de una potente herramienta para ayudarte con tareas comunes como crear agendas de reuniones basadas en el historial de chat, identificar a las personas adecuadas para el seguimiento y programar reuniones de monitorización.

• Generar un listado de posibles temas de los que hablar en reuniones.
• También, generar la estructura de la reunión de acuerdo con mensajes de chat.
• Crear resúmenes de las reuniones para aquellas personas que no han podido asistir, que han llegado tarde o que desean una síntesis.

Funcionalidades Copilot en Power Apps

Copilot permitirá a los desarrolladores de aplicaciones trabajar con máquinas y humanos para crear aplicaciones de forma más rápida y sencilla. Con el uso de modelos de lenguaje natural, los desarrolladores crearán aplicaciones solo describiendo lo que necesitan a través de una conversación.

El copiloto también permitirá a los usuarios interactuar con los datos en una experiencia de chatbot, lo que les permitirá crear consultas y refinar el análisis de manera más intuitiva.

Además, se ha integrado el uso de chatbots de Power Virtual Agents en Power Apps. Así, los desarrolladores agregarán a sus aplicaciones chatbots de IA con mayor facilidad.

Mediante la inclusión de estas herramientas, Microsoft espera liderar la revolución del desarrollo de aplicaciones de bajo código y avanzar hacia la creación de software transformador en un lenguaje natural que todos entiendan.

Funcionalidades Copilot en Power Automate

Microsoft Power Automate ha lanzado dos nuevas funciones para mejorar la plataforma: Copilot y Create text with GPT. La función Describe it to design it, lanzada en octubre de 2022, permitía escribir una simple oración y crear un flujo de trabajo en función de esa descripción. Ahora, con Copilot, el usuario mejorará y modificará los flujos con conversaciones impulsadas por la IA. Los usuarios preguntan y reciben ayuda para realizar mejoras y cambios; el lenguaje natural sirve para crear flujos simples o procesos empresariales complejos.

Además, Microsoft ha lanzado una nueva función llamada Create text with GPT, que permite a los usuarios generar contenido automáticamente en flujos de trabajo de escritorio. Esto puede ser útil para crear contenido diario, atender al cliente y extraer información de grandes cantidades de texto y documentos, ya que ahorra tiempo en comparación con el rastreo manual.

En resumen, estas nuevas funciones sirven a los usuarios de Power Automate para automatizar procesos de manera más inteligente, rápida y sencilla.

Satisfacción con Copilot

Según GitHub, entre el 60 y el 75% de los desarrolladores que habían probado Copilot en la plataforma se sintieron «más satisfechos con su trabajo, menos frustrados a la hora de programar y capaces de centrarse en un trabajo más satisfactorio».

Seguridad y sesgos

Al formar parte del paquete Microsoft 365, Copilot tiene los mismos procesos de seguridad que otras herramientas del paquete, como la autenticación en dos factores. Además, se aplican los protocolos para detectar y evitar el sesgo de los datos.

Beneficios para las empresas

La aplicación de Copilot en las empresas sirve para aumentar la productividad y el rendimiento de los trabajadores que, como sucede con otras tecnologías como las automatizaciones, permite focalizarlos en tareas más creativas y menos monótonas.

Al obtener la ayuda de la IA, las tareas se hacen más rápido y con un mayor grado de acierto, con lo que la satisfacción es mayor. Además, en este caso, el uso del lenguaje natural facilita la comunicación entre el humano y la máquina para realizarlas.

Te ayudamos a aprovechar todas las posibilidades Microsoft 365 Copilot

En Plain Concepts somos especialistas en IA y la personalización del paquete de herramientas Microsoft 365. Como impulsores del concepto Modern Workplace, contamos con una amplia experiencia potenciando espacios de trabajo inteligentes diseñados para aumentar la comunicación entre departamentos, la compartición de datos y en definitiva, el aumento de la productividad de cada empleado alineándola con los objetivos empresariales.

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