APT Workplace Pensions: Digitalización de la incorporación de clientes
APT Workplace Pensions, una de las principales compañías de servicios de gestión de pensiones, administraba más de 1.000 millones de euros en activos para 55.000 miembros antes de integrarse en el grupo Irish Life.
Plain Concepts ha colaborado con APT en diversas iniciativas estratégicas, desarrollando soluciones tecnológicas para la incorporación de clientes, portales de gestión de pensiones y patrimonio, así como sistemas avanzados de reporting y analítica.
En este proyecto, APT buscaba digitalizar su proceso manual de incorporación de clientes para los esquemas Approved Retirement Fund (ARF) y Personal Retirement Bond (PRB), un flujo altamente intensivo en papel que afectaba tanto a la eficiencia operativa como a la experiencia del cliente.
Los representantes de APT viajaban por todo el país para reunirse con los clientes y ayudarles a completar extensos formularios en papel: más de 50 páginas y más de 200 preguntas por solicitud.
Este proceso manual presentaba múltiples desafíos:
- Flujos de trabajo ineficientes y muy lentos, que requerían un gran esfuerzo tanto para los clientes como para el personal.
- Riesgos de calidad de datos, con posibles errores o información incompleta.
- Conectividad limitada, ya que muchos clientes vivían en zonas rurales con acceso deficiente a Internet.
- Gestión documental compleja, incluyendo la verificación física de identidad, firmas y cálculos actuariales SORP.
- Experiencia del cliente inconsistente, debido a la variabilidad inherente a los procesos manuales.
APT necesitaba una solución moderna, accesible desde dispositivos móviles y capaz de replicar digitalmente todo el proceso de solicitud, mejorando la exactitud, la rapidez y la satisfacción del usuario.
El camino hacia una incorporación totalmente digital
Plain Concepts diseñó y desarrolló una aplicación web y móvil para digitalizar por completo el proceso de incorporación de clientes ARF y PRB de APT. La solución modernizó la captura de datos, simplificó los requisitos de cumplimiento normativo e integró directamente el sistema con la plataforma de back office Profund, garantizando una única fuente de información fiable.
Las funciones clave incluían la posibilidad de trabajar sin conexión, permitiendo completar solicitudes incluso en zonas sin cobertura y sincronizando los datos automáticamente al volver a estar online. La solución también incorporó la captura y subida de fotografías para la verificación de identidad mediante imágenes de pasaportes o facturas, así como firmas digitales para recoger todas las aprobaciones necesarias dentro de la aplicación.
Los usuarios podían pausar y reanudar el proceso en cualquier momento, y la exportación a PDF generaba una versión final idéntica al formulario original de 50 páginas. Además, la plataforma integraba una calculadora SORP, incorporando una herramienta actuarial que antes se gestionaba mediante hojas de cálculo directamente dentro de la aplicación.
Resultados
- Eliminación del papeleo manual, sustituyendo más de 50 páginas de formularios físicos por un proceso digital simplificado.
- Mejora de la calidad y precisión de los datos mediante validación en tiempo real e integración directa con el sistema Profund.
- Mayor eficiencia operativa, reduciendo la carga administrativa tanto para los representantes como para los equipos de back office.
- Experiencia del cliente significativamente mejorada, gracias a solicitudes más rápidas y sencillas, con firmas digitales y acceso offline.
Estamos preparados para nuevos retos
