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mayo 18, 2020

Tutorial Microsoft Teams

Qué es Microsoft Teams

Microsoft Teams es una solución diseñada para convertirse en el núcleo de toda la actividad de una empresa. Se trata de una herramienta que Microsoft incorporó a finales de 2016 a la ya robusta suite de Microsoft 365 (antiguamente Office 365) Esto significa que más allá de sus propias funcionalidades, ofrece una integración total con las otras soluciones de la suite: Outlook, Word, Excel, One Drive, Power Point, Power BI…

Basada en la nube, Microsoft Teams permite a las empresas modernizar su forma de trabajar gracias a 4 pilares indispensables para cualquier empresa actual.

  • Potenciar la comunicación entre empleados

Haz que el equipo esté al tanto de todo con los chats de grupo, las reuniones online, las llamadas, conferencias…

  • Optimizar el trabajo en equipo

Colabora en archivos con las aplicaciones integradas de Mircosoft 365 como Word, Excel, PowerPoint y SharePoint.

  • Personalizar el área de trabajo

Agrega tus aplicaciones favoritas de Microsoft y los servicios de terceros para acceder a todos los recursos que necesitas.

  • Aumentar la seguridad

Obtén la seguridad de extremo a extremo, el control administrativo y el cumplimiento, todo con tecnología de Microsoft 365.

Tutorial Microsoft Teams

Paso a paso

Pestañas personalizadas e integradas

Los propietarios y los miembros de TEAMS pueden agregar pestañas adicionales a cada canal para personalizarlos y que ofrezcan los servicios disponibles a sus necesidades.

En los canales, las pestañas de Conversaciones y Archivos se crean de forma predeterminada. Del mismo modo ocurre en cada chat privado, las pestañas de Conversaciones, Archivos, Organización y Actividad se crean de forma predeterminada. Sin embargo, además de estas pestañas integradas, puedes diseñar y agregar pestañas personalizadas. Desde incorporar un archivo Excel, Word, Power BI…

Como lo hago: Simplemente tienes que clicar en el símbolo «+» que aparece en el menú superior de un chat e incorporar para ese chat o grupo aquella funcionalidad que necesites.

Bookmarks

Los bookmarks te permiten guardar un mensaje o un archivo adjunto para leerlo más tarde, o simplemente tenerlo marcado como un recurso importante. Algo muy útil en archivos o mensajes improtantes a los que vamos a tener que recurrir en el futuro.

Cómo lo hago:  En un chat busca el mensaje o archivo que deseas marcar y haz clic en el ícono del marcador que aparece al pasar el puntero sobre el mensaje. Para encontrar los archivos que hayas marcado solo tienes que escribir en la barra de búsqueda “/guardada” y accederás a una lista de los elementos que has marcado.

Compartir contenido

Comparte tu Escritorio, una ventana, un archivo de PowerPoint o utiliza la pizarra si quieres mostrar tu pantalla y otras actividades y ficheros de tu escritorio al resto de asistentes de una reunión.

Cómo lo hago: Para compartir la pantalla en una reunión, selecciona «Compartir pantalla» en los controles de la reunión. Después, solo tienes que decidir si quieres presentar todo el escritorio, una ventana en concreto, un archivo de Power-Point…

Compartir Power Point en una reunión

Si eliges compartir un archivo de PowerPoint en una reunión, los participantes podrán desplazarse por las diferentes diapositivas sin interrumpir la presentación principal. Y siempre que lo deseen, podrán volver a la vista del presentador con un solo click.

Cómo lo hago: Selecciona «Compartir pantalla» en los controles de la reunión. En la sección PowerPoint, seleccione el archivo que desees compartir.

Incluir el audio del sistema

El uso compartido del audio del sistema te permite transmitir el audio de tu equipo a los participantes de la reunión a través de Teams. Puedes usarlo para reproducir un clip de audio o vídeo como parte de una presentación.

Cómo lo hago: Para compartir el audio del sistema, selecciona «Compartir Compartir pantalla» en los controles de la reunión y, después, solo tienes que activar la opción «Incluir audio del sistema».

Usar la Pizarra en reuniones

La integración de Whiteboard en las reuniones de Microsoft Teams está impulsada por Whiteboard para la Web, la cual permite a los participantes de las reuniones de Teams dibujar, esbozar y escribir juntos en un lienzo digital compartido.

Cómo lo hago: Puedes compartir una pizarra para que esté disponible simultáneamente en las aplicaciones de pizarra en Windows 10, iOS y en la Web. Después de unirse a una reunión de Teams, selecciona Compartir en la bandeja de uso compartido de la reunión. Y en la sección Pizarra, selecciona Microsoft Whiteboard.

Uso del lápiz en la pizarra de una reunión

Puedes abrir la misma pizarra en las aplicaciones de pizarra de Microsoft para Windows 10 o iOS para añadir cualquier contenido y hacer uso del lápiz.

Cómo lo hago: Al iniciar Whiteboard, los asistentes a la reunión de Teams podrán dibujar en él. Clica en el icono del lápiz, selecciona un color y apunta todo lo que desees.

Realizar videollamadas

Con Teams puedes realizar videollamadas para mantener reuniones o crear conversaciones mucho más dinámicas que en el modo chat. Estás videollamadas pueden realizarse con tantos miembros como desees, y pueden ser grabadas para todos aquellos que no hayan podido asistir a la reunión.

Cómo lo hago:  Abre el chat con la persona/grupo que deseas iniciar la videollamada y haz clic en el icono de video situado en la parte superior derecha.

Personalizar fondo en llamadas Teams

En Microsoft Teams tienes la posibilidad de difuminar todo lo que queda a tu espalda cuando realizas una videollamada.

Cómo lo hago: Para activar el desenfoque de fondo únicamente debes acceder a una video llamada y clicar sobre el icono Más Opciones (…) y seleccionar la opción Desenfocar fondo.

*Además, si lo que desas es personalizar el fondo con imágenes propias, puedes visitar este artículo donde te detallamos cómo  hacerlo.

Programar un evento de Teams Live

El organizador de un evento en directo, puede programar un evento en Teams Live desde el escritorio o la Web. Este proceso agregará automaticamente el evento en los calendarios de tu grupo, facilitando el recordatorio de la reunión a los asistentes antes de que esta empiece.

Cómo lo hago: En Teams, haga clic en reuniones en el lado derecho de la aplicación y, a continuación, haga clic en programar una reunión. En la parte superior del cuadro

Crear una reunión para un canal de Teams

Cuando cree una reunión para un canal, todos los miembros del equipo podrán verla y unirse a ella en ese canal. Los canales no se pueden editar ni se pueden agregar después del envío de la invitación. Tendrá que enviar una nueva invitación con los canales actualizados.

Cómo lo hago: Selecciona «Nueva reunión». Escribe el nombre de un solo canal donde se indica Agregar un canal (en los campos de fecha y hora).

Unirse a una reunión sin una cuenta de Teams

No es necesario tener cuenta en Microsoft Teams para poder acceder a reuniones en esta plataforma.

Cualquiera que reciba una invitación a una reunión podrá unirse a una sesión de Microsoft Teams. Tras clicar el enlace, se abrirá una página web, en la que verá dos opciones: descargar la aplicación de Windows o unirse a la reunión vía web. Al unirse mediante web, puede usar Microsoft Edge o Google Chrome.

Cómo lo hago: Escribe tu nombre y elige la configuración de audio y vídeo. Si la sala de reuniones (u otro dispositivo que esté conectado a la reunión) está cerca, elija audio OFF para evitar interrupciones. Seleccione audio del teléfono si desea escuchar la reunión en su teléfono móvil.

Editar archivos en Microsoft Teams

Teams facilita el uso compartido de archivos y el trabajo colaborativo sobre todo tipo de archivos, permitiendote ver, editar y trabajar en equipo sobre ellos, directamente sin salir de Microsoft Teams.

Cómo lo hago: Los archivos almacenados en la biblioteca de archivos de tu equipo son accesibles para todos los miembros del equipo.  No es necesario comprobar los archivos ni preocuparte por si uno de tus compañeros tiene el documento abierto. Todos podéis trabajar el mismo tiempo e incluso ir viendo que compañeros tienen el archivo abierto y que cambios están realizando en este.

Traducción de mensajes

Si Teams es una herramienta ideal para reunir a equipos de cualquier lugar, el idioma no puede ser un obstáculo. Elimina cualquier barrera y trabaja con personas de todo el mundo gracias a la funcionalidad de traducción de mensajes.

Cómo lo hago:  En un mensaje, haz clic en los puntos suspensivos y selecciona la opción «Traducir».

Ver el organigrama de la empresa

Desde Teams, puedes acceder a una vista detallada del organigrama de tu empresa. Mira la jerarquía organizativa, que miembros forman parte de un equipo, quién es su responsable y el encaje de cada uno de los miembros de tu empresa.

Cómo lo hago: Abre un chat con un compañero de equipo y haz clic en la pestaña «Organización» que aparece en el menú superior. Se te mostrará un organigrama relativo a su posición dentro de la empresa.

Incorporar Bots

Por si todo esto fuera poco, los bots son programas automatizados que responden a todo tipo de consultas o facilitan actualizaciones y notificaciones sobre detalles que puedan resultar interesantes para los usuarios; administración de tareas, encuestas, recordatorios, mejor momento para realizar reuniones…

Cómo lo hago: Debes clicar en los puntos suspensivos que aparecen al pasar el ratón por encima del nombre de cualquier grupo/chat y seleccionar «Administrar Aplicaciones».  Aparecerán las aplicaciones/bots en funcionamiento en ese chat, y clicando sobre la pestaña «Más Aplicaciones» accederás al menú desde el que podrás añadir aquellos bots que te ayuden a realizar con mayor eficiencia tus tareas.

Algunos ejemplos:

-Calendar Bot

Programar una reunión con el equipo puede resultar complicado, verificar la disponibilidad de los compañeros no siempre es sencillo, puesto que las horas libres, en ocasiones, son escasas o inexistentes. Con el comando FreeTime 1, se mostrará una lista de las horas más adecuadas de los miembros del equipo, según sus calendarios.

-Polly

Polly es el bot ideal para presentar encuestas, votaciones y sondeos que te faciliten el recopilar las opiniones de tus miembros de equipo.

-RememberThis

Este bot resuelve un problema simple, pero recurrente. Como indica su nombre, te permite programar temporizadores en conversaciones, de manera que nos llamará la atención en un futuro sobre un tema en concreto que no queremos olvidar, o que necesitamos recordar.

-Kayat (viajes)

Kayat es un bot diseñado a modo agente de viajes. Sólo hay que decirle al bot donde quieres ir, y Kayat te informa de los distintos vuelos disponibles, de su precio… e incluso de algunas de las actividades más recomendadas que puedes realizar cuando llegues a tu destino.

Webinar: Tutorial Microsoft Teams

Autor
Plain Concepts
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