La importancia del Data Governance en la era digital
Los datos facilitan una toma de decisión empresarial mejor y más informada, por lo que, a medida que esos datos empiezan a crecer, podemos beneficiarnos en diferentes tipos de procesos comerciales. Eso sí, solo si hace de forma correcta.
Cuantos más activos se recopilen, más problemas relacionados con los datos nos podemos encontrar. Sin una buena gobernanza de datos es imposible saber cuándo ingresan esos datos a nuestro sistema, de dónde provienen o quién los utiliza. Esto puede desembocar en una mala calidad de los datos, así como en la reducción de la confianza de las partes interesadas. Analizamos la importancia de contar con una buena estrategia de Data Governance y cómo implementarla en tu empresa.
Objetivos de la Data Governance
El gobierno de datos o Data Governance es un sistema para definir, dentro de una organización, quién tiene autoridad y control sobre los activos de datos y cómo se pueden utilizar. Abarca a las personas, los procesos y las tecnologías necesarios para gestionar y proteger los activos de datos.
A medida que las empresas se adaptan a nuevas regulaciones de privacidad de datos y se apoyan más en el análisis de datos para optimizar procesos y operaciones para mejorar las decisiones comerciales, el proceso se complica. El Data Governance garantiza que los datos sean coherentes y fiables y no se utilicen de forma indebida.
Sin una buena gobernanza de datos, los datos de los clientes podrían aparecer de forma diferente en los sistemas de ventas, logística y servicio al cliente, además de complicar los esfuerzos de integración de datos.
Sus principios son los siguientes:
- Transparencia: es muy importante que los miembros de una organización tengan claros los activos de datos con los que se cuentan, para compartir este conocimiento a equipo y clientes, señalando los datos que se recopilan, su propósito, dónde se almacenan y con quién se interactúa.
- Responsabilidad: todos los miembros de una organización deben ser conscientes de que son responsables de los datos con los que tratan, no solo es problema del departamento de IT. A pesar de que la responsabilidad puede recaer en uno u otro, se debe implementar una mentalidad común y responsable.
- Integridad: tenemos que asegurarnos de que los datos que almacenamos son relevantes, certeros y que cumplan con las políticas de seguridad y regulaciones. Por ello, hay que establecer una cultura de honestidad en torno a las políticas de datos y consolidar los procesos para garantizar la calidad de estos.
- Colaboración: es importante que los departamentos puedan hablar y discutir sobre las mejores prácticas para procesar datos en las diferentes áreas del negocio. Gracias a la colaboración entre equipos se pueden establecer estándares de datos efectivos que mejoren el gobierno de los mismos.
Mejores prácticas de gobernanza de datos
La buena gobernanza de datos no es una tarea sencilla, pues requiere de trabajo en equipo, inversión y recursos, además de planificación y seguimiento.
Las estrategias de Data Governance deben adaptarse a los procesos, necesidades y objetivos de una empresa. Por ello, hay 5 mejores prácticas fundamentales a seguir:
- Identificar elementos de datos críticos y tratarlos como un recurso estratégico.
- Establecer políticas y procedimientos para todo el ciclo de vida de los datos.
- Involucrar a los usuarios empresariales en el proceso de gobernanza.
- No descuidar la gestión de los data master.
- No restringir demasiado el uso de los datos.
Data Governance vs. Data Management
La gobernanza de datos es solo una parte de la disciplina general de la gestión de datos, aunque muy importante.
Mientras que la gobernanza de datos se refiere a las funciones, responsabilidades y procesos para garantizar la responsabilidad y la propiedad de los activos de datos, el Data Management se define como un término general que describe los procesos utilizados para planificar, especificar, habilitar, crear, archivar, controlar y purgar datos.
Es decir, se puede tener gestión de datos sin políticas de gobierno de datos, pero no a la inversa.
La gobernanza aborda quién es propietario de qué datos y quién puede acceder a ellos, además de determinar si X datos están sujetos a leyes de privacidad u otros requisitos reglamentarios y cuáles deberían ser sus requisitos de seguridad.
Una buena Data Governance garantiza el uso eficaz y eficiente de los activos de datos, lo que se traduce en el alcance de los KPIs de una empresa gracias a la definición de los flujos de trabajo de datos o los procesos de personas que proporcionan la calidad y seguridad de los datos necesarios.
Implementación de la gobernanza de datos
Ya hemos analizado las mejores prácticas de gobernanza de datos, pero aplicarlas es una tarea mucho más ardua. Cada organización es diferente, por lo que habrá que aplicar una mentalidad de desarrollo ágil, comenzando con un MVP y luego ir iterando para ir creciendo. Esto ayudará a generar mayores beneficios a largo plazo y facilitará que toda la organización esté alineada con las pautas establecidas.
Piensa en el panorama general, pero comenzando con algo más pequeño
Puesto que la gobernanza de datos es una combinación de personas, procesos y tecnología, para comenzar a construir un panorama general, lo mejor es comenzar con las personas. Luego podremos pasar a desarrollar los procesos y terminar con la incorporación de la tecnología.
Debemos tener claro que, sin las personas adecuadas, va a ser muy difícil construir unos procesos exitosos para la implementación técnica de la gobernanza de datos.
Empieza con un caso de negocio
Deberás crear un caso de estudio sólido que muestre los beneficios y oportunidades que una buena calidad de datos traerá a la organización, además de mostrar las mejoras que se pueden obtener (aumento de ingresos, mejor experiencia de cliente, eficiencia, etc.).
Esto ayudará a todas las partes implicadas a ver y comprender mejor los esfuerzos que deberán invertir para conseguir los beneficios que lleven al éxito.
Mide todo
Como cualquier otro objetivo, si no se puede medir, no se puede alcanzar y no existe.
Al realizar cualquier cambio, se deben recopilar las mediciones con antelación y luego hacer un seguimiento constante de cada paso a lo largo de la implantación de esta nueva estrategia. Las métricas serán tu mejor aliado para mostrar los cambios y las mejoras a lo largo del tiempo y sirvan como puntos de control para garantizar que los procesos sean prácticos y efectivos.
Plantéate este proceso como una maratón y no una carrera corta de velocidad
Metáfora de atletismo aparte, no existe una línea de meta para una buena gobernanza de datos, pues se trata de una inversión a largo plazo. No se trata de un proyecto con fecha de inicio y de fin.
La gobernanza de datos es un proceso continuo e iterativo que consta de muchos subproyectos e hitos. Podrás comenzar con pequeñas pruebas piloto para, posteriormente, llevar los aprendizajes sacados al resto de la empresa para poner en marcha iniciativas más grandes y completas.
Identifica roles y responsabilidades relacionados
El Data Governance requiere de trabajo en equipo y cuyos resultados se verán en todos los departamentos. Definir de forma clara los roles implicados es esencial, así como asignar niveles de propiedad en la organización.
Determinar quién tiene autoridad y responsabilidad ayudará a poner en marcha tu programa de gobierno de datos y establecer una estructura inteligente para abordar los programas de datos con solidez.
Estas pueden incluir: consejo de gobernanza (nivel estratégico), junta de gobierno de datos (nivel táctico), administradores, propietarios, usuarios, etc. Cada organización es única y estos niveles pueden variar para incluir más o menos roles.
¿Por qué una empresa necesita la gobernanza de datos?
Son muchas las empresas que ya cuentan con alguna forma de gobernanza para aplicaciones, unidades de negocio o funciones individuales. Sin embargo, se debe establecer un control formal y sistemático sobre estos procesos y responsabilidades.
Optar por esta estrategia puede ayudar a las empresas a seguir siendo competitivas, especialmente a medida que crecen hasta un tamaño en el que ya no es eficiente que las personas realicen tareas multifuncionales.
De hecho, según la encuesta de D&A Governance de Gartner, el 61% de las empresas dijo que sus objetivos de gobernanza incluían la optimización de los datos para los procesos comerciales y la productividad; pero solo el 42% de ese grupo creía que estaba en el camino correcto para conseguirlo. La encuesta también augura que, para 2025, el 80% de las organizaciones que busquen escalar el negocio digital fracasarán porque no adoptan un enfoque moderno para la gobernanza de datos.
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