Apps für die Zusammenarbeit: Wie man die Arbeit zwischen Kollegen zu geringen Kosten erleichtert

Seite an Seite arbeiten, aber aus der Entfernung der Bildschirme. Das ermöglichen kollaborative Anwendungen oder Apps, die durch die Pandemie populär geworden sind. In Zeiten, in denen mehr Flexibilität bei der Arbeit und eine bessere Work-Life-Balance gefragt sind, verbessern Apps für Teamarbeit und Fernarbeit die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Gleichzeitig können Unternehmen, die ihre traditionellen Arbeitsplätze optimieren wollen, auf diese Weise Betriebskosten einsparen, ohne die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens zu beeinträchtigen.

Wie man eine kollaborative App auswählt

Kollaborationstools sind sehr unterschiedlich, und bei der Auswahl eines von ihnen muss man das Ziel berücksichtigen:

• Virtuelles Arbeiten. Collaborative Work Apps sind eine Umgebung, in der Dokumente gemeinsam in der Cloud in Echtzeit erstellt, bearbeitet und gespeichert werden können.
• Kommunikation. Von Videoanrufen bis hin zu Team-Chats, sie wurden in der Zeit der Enge des Jahres 2020 sehr beliebt. Heute sind viele persönliche Treffen überflüssig geworden, was Reisekosten spart. Dies hilft nicht nur der Bilanz des Unternehmens, sondern trägt auch dazu bei, die Emissionen in die Umwelt zu verringern.
• Teamaufgaben. Angesichts der räumlichen Entfernung gibt es webbasierte Lösungen zur Visualisierung der Arbeit jedes Einzelnen sowie der zu erledigenden Aufgaben. Diese Dienstprogramme können auch dazu verwendet werden, Aufgaben zuzuweisen und ihren Status zu überprüfen (begonnen, in Arbeit, festgefahren…).

Es gibt Tools für die Zusammenarbeit, die Lösungen aus beiden Bereichen integrieren. Wie wir weiter unten sehen werden, kann zum Beispiel eine Arbeits-App ein Dienstprogramm für Videoanrufe enthalten.

Als Nächstes werden wir über einige Anwendungen für kollaboratives Arbeiten, für Teamaufgaben und für kollaborative Projekte sprechen. Diese Apps gibt es im Mobil-, Web- oder Desktopformat, was eine große Vielseitigkeit und Zugänglichkeit in sehr unterschiedlichen Situationen zeigt.

Anwendungen für kollaboratives Arbeiten

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist heute eine der beliebtesten Anwendungen für die Zusammenarbeit. Die Schnittstelle ist vollständig mit anderen Microsoft-Produkten wie Excel, Word, Power BI und Outlook integriert.

Mit dieser Lösung können Mitarbeiter über interne Chats, Videoanrufe oder Kanäle miteinander kommunizieren, während sie gemeinsam an Textdokumenten oder Folienpräsentationen arbeiten. Sie können auch virtuelle Besprechungen mit Mitgliedern des Unternehmens oder externen Parteien abhalten, für die sie auch einen Kalender haben, in dem sie diese Vorschläge und andere Aufgaben planen können. Es ist sogar möglich, an einem dieser Videoanrufe teilzunehmen, ohne ein Microsoft-Konto zu besitzen: Sie benötigen lediglich einen Weblink, um darauf zuzugreifen.

Zu den innovativsten Tools, die in Teams enthalten sind, gehören die Komponenten von Microsoft Loop für synchronisiertes und kollaboratives Arbeiten: Aufgabenlisten, Aufzählungszeichen, Tabellen… Sie können auch Videoanrufe machen, in denen Excel-Tabellen präsentiert werden, die von jedem der Teilnehmer des Videoanrufs live bearbeitet werden können.

G-Suite

Google bietet eine ähnliche Lösung an: G-Suite. Sie integriert Gmail-E-Mail mit dem Videoanruf-Tool Google Meet, dem Kalender oder der Speicherlösung Google Drive.

Gmail ist einer der beliebtesten E-Mail-Dienste überhaupt, auch dank der Beliebtheit von Android-Handys, dem mobilen Betriebssystem von Google. Durch die Eröffnung eines Kontos hat der Nutzer bereits Zugang zu diesen Tools, was bedeutet, dass viele Menschen bereits damit gearbeitet haben, um ihre persönlichen Dateien hochzuladen, zu bearbeiten oder zu teilen.

Apps für die Teamarbeit: Wie man gemeinsame Projekte erfolgreich macht

Manchmal ist die App für Teamarbeit, die ein Unternehmen benötigt, eine Aufgabenmanagement-App. Hier treffen sich die Mitglieder des Projekts oder der Abteilung; jedem von ihnen wird eine Aufgabe zugewiesen, die die anderen einsehen können, um ihren Status zu überprüfen (zu erledigen, in Arbeit, abgeschlossen…). Auf diesen virtuellen Dashboards kann auch die Dringlichkeit oder die Frist für die Fertigstellung verdeutlicht werden. Mit all diesen Vorteilen erhalten Sie einen sehr umfassenden Überblick über den gesamten Prozess eines Projekts.

Kurz gesagt, es handelt sich um eine Übertragung der Whiteboards für Aufgaben, die früher (und auch heute noch) mit Plakaten und Filzstiften ausgefüllt wurden, in eine virtuelle und kollaborative Umgebung. Diese Apps sind auch von agilen Methoden wie Scrum inspiriert. Einige dieser Anwendungen erinnern in ihrem Design stark daran: Die Dashboards der Trello-Anwendung haben Listen, durch die man die Karten mit den Aufgabeninformationen ziehen kann, als wären sie aufgeklebt und von Postern abgezogen.

Ein weiteres Tool, das dieses Gefühl von abnehmbaren Tafeln und Karten vermittelt, ist Monday: In beiden können Sie Personen Aufgaben zuweisen sowie Fristen setzen oder die Aufgabe in kleinere Aufgaben unterteilen, um ihre Entwicklung im Laufe der Zeit zu markieren.

Auf der anderen Seite gibt es in der Kollaborations-Suite von Microsoft 365 Planner, einen Team-Organisator im Stil von Trello oder Monday, mit Spalten, in denen Karten verschoben werden können. In der Zwischenzeit funktioniert Asana auf eine ähnliche Weise.

Eine weitere App für kollaborative Projekte ist Slack, von wo aus Projekte durch Arbeitsteams koordiniert werden, die Textnachrichten oder Anrufe erlauben. Darüber hinaus kann dieses Tool mit anderen wie OneDrive und Google Drive integriert werden, um mit dort gespeicherten Dokumenten zu arbeiten.

Kollaborative Apps: wie wir sie bei Plain Concepts entwickeln

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Bei Plain Concepts haben wir an einer Vielzahl von Anwendungen gearbeitet, die das gemeinsame Arbeiten und die Planung im Team erleichtern.

Diese Anwendungen gehen über die Organisation und Entwicklung von Projekten hinaus. So haben wir beispielsweise eine Anwendung für das Vorfallmanagement entwickelt, die auf dem bereits erwähnten Planner basiert. Diese wurde in Teams integriert, so dass die Mitarbeiter leicht von einem Tool zum anderen wechseln können, um das Problem zu besprechen und dann die Notiz zu erstellen.

Eine weitere unserer Team-Management-Anwendungen ist Smart Occupancy, die seit dem Ende der Entbindung den Unternehmen dazu dient, die Rückkehr der Mitarbeiter ins Büro unter Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen vorzubereiten. Mit Smart Occupancy werden Arbeitsplätze in vollen Schichten oder in Morgen- und Nachmittagsschichten reserviert; und durch künstliche Intelligenz werden Berichte erstellt, die es ermöglichen, die Belegung von Räumen zu sehen (und so eine große Anzahl von Personen zu erkennen, die mit der Vermeidung von Gesundheitsrisiken kollidieren würde) oder Änderungen in den Bereichen vorzunehmen, um sie besser zu nutzen.

In einer Welt, in der viele Mitarbeiter immer noch zusammenarbeiten müssen, um kollaborative Projekte auf den Weg zu bringen, in der aber Telearbeit und die Digitalisierung von Prozessen so sehr geschätzt werden, vereinfachen und beschleunigen kollaborative Tools die Arbeit, ohne dass exorbitante Kosten entstehen. Zählen Sie auf uns, damit Sie Ihre Ziele erreichen.